本指南针对的外教对象为授课课程属于教学计划内正常开设课程且授课环节不少于16课时的外籍专家。本指南仅供教师报销参考使用，如有流程变更，以最新通知为准。

一.外教授课预算申请

    每年6月、12月，在学校校外专家管理信息系统http://xwzj.seu.edu.cn-预算管理进行外教授课预算计划申请，待院系领导-教务处审核同意。

二.邀请函申请

    在学校网上办事大厅http://ehall.seu.edu.cn -国际合作处-境外专家邀请来华（个人）/（团队）进行在线申报，全面填写各项信息，并上传境外专家护照（最好为PDF格式）。

    待院系领导-国际合作处审核同意后打印纸质版，原件可至九龙湖校区行政楼211领取。

三.外教授课申请

    开课前两周，在学校校外专家管理信息系统http://xwzj.seu.edu.cn-申请管理进行外教授课申请，待院系领导-教务处审核同意。

四.外教授课总结及经费决算管理

    课程结束后，在学校校外专家管理信息系统http://xwzj.seu.edu.cn-总结管理/经费决算管理进行外教授课总结及经费决算填报，待院系领导-教务处审核同意。

五．费用报销（教务处经费主要支持课酬及差旅）

    办理外教费用报销时，应提供内容填写完整、审批手续齐全的下列单据作为报销凭证，具体材料如下：

    1.东南大学“邀请国（境）外来华人员费用报销说明”（财务处下载）；

    2. 通过网上预约报销系统填报“东南大学预约报销单” (外汇业务)，差旅及酬金需分别预约。

    （1）差旅费

    通过网上预约报销系统填报“东南大学预约报销单”，报销类型选择境外专家来访。

    支付外教国际旅费，需提供外教护照照片页复印件、签证页复印件、机票行程单、机票纸质版或入境离境页复印件；

    支付外教国内交通费用，需提供国内机票行程单、高铁动车票、打车票等凭据；

    支付外教国内住宿费用，需提供住宿发票、住宿清单、刷卡记录等凭据；

    （2）酬金

    报销类型选择酬金申报，外汇业务仅四牌楼财务处可以办理并需至人事处（四牌楼校区五四楼213或九龙湖校区行政楼434）盖非校内人员用章。

    3．外币汇款手续费支付授权书（财务处下载）；

    4．专项资金的提供预算经费使用计划（教务处提供）；

    5．邀请函（复印件即可）；

    6．外籍人员基本情况登记表（财务处下载）；

    7.发生外事宴请费用的，提供 “东南大学接待清单”；

    8．国际旅费、住宿费、餐费、交通费和其他费用等原始单据；支付记录（专项资金项目≥1000元、其他项目≥2000元的由校内邀请单位购买并垫付费用的）；

    9．其他凭据。

各种国（境）外报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由经办人签字。

    外汇办理：保存收款人（外教）银行卡号、收款人开户银行名称及地址、收款人名称及地址信息，将报销单送至四牌楼财务处外汇柜台填写中国银行外汇兑换水单；

    填写完成待财务处领导签字盖章后将水单送至中国银行南京城中支行营业部进行汇款业务办理，填写中国银行境外汇款申请书（不能有涂改）进行汇款，汇款成功后将付费回单送回财务处即可。